会議の音声ログから要点と決定事項を抽出するプロンプトテンプレ
会議の文字起こしは、読むだけでも時間がかかります。そこで有効なのが、要点・決定事項・未決事項・担当者を分けて抜き出すプロンプトです。
このテンプレートは、社内会議、打ち合わせ、定例ミーティングの音声ログを整理したい人向けです。ChatGPT、Claude、Geminiのような汎用LLMで使いやすい形にしてあり、特に長いログでも「何が決まったか」を追いやすくすることを狙っています。
- 使いどころ: 会議後の議事メモ作成、上司への共有、タスク化前の整理
- 向いている入力: 話者名つきの文字起こし、タイムスタンプつきログ、ZoomやMeetの書き起こし
- 狙う出力: 箇条書き中心の要約、決定事項一覧、担当者つきアクション項目
- 先に結論: 要約だけを頼むより、「決定事項」「宿題」「根拠発言」を分離して指定した方が、実務で使える出力になりやすい
ここがポイント: 音声ログの整理では、単なる要約よりも「誰が何を持ち帰るか」を固定フォーマットで出させる方が、その後の確認や転記がかなり楽になります。
このプロンプトで何ができるか
会議ログの処理で困りやすいのは、内容が長いことより、重要度の違う情報が混ざっていることです。
雑談、背景説明、検討中の案、確定した方針、担当者つきの宿題が同じ密度で並ぶと、読み返しに時間がかかります。そこで、最初から出力欄を分けておくと、実務に直結する形に整えやすくなります。
このテンプレートでは、主に次の情報を抽出します。
- 会議全体の要点
- 決定事項
- 未決事項
- アクション項目
- リスクや懸念
- 重要発言の根拠
こんな場面で使いやすい
- 30分から60分の定例会議を短時間で共有したい
- 会議参加者が多く、誰の宿題かを取り違えたくない
- 文字起こしはあるが、議事録としては読みにくい
- 後でNotion、スプレッドシート、タスク管理ツールへ転記したい
コピペ用プロンプトテンプレート
まずはこの形で使えます。{} と [] の部分だけ差し替えてください。
あなたは会議ログ整理アシスタントです。
以下の音声文字起こしを読み、会議内容を実務向けに整理してください。
# 目的
- {この要約を何に使うか。例: 上司共有、議事録化、タスク化、顧客共有前の下整理}
# 前提
- 会議名: {会議名}
- 日時: {日時}
- 参加者: {参加者名。分かる範囲で可}
- 想定読者: {読む人。例: プロジェクトメンバー、上司、営業担当}
- 出力言語: 日本語
- 不明な点は断定せず、「不明」と明記する
- 発言に根拠がない推測は書かない
- 雑談や重複は圧縮し、実務上重要な内容を優先する
# 抽出ルール
1. 「決定事項」は、会議内で合意または承認された内容だけを書く
2. 「未決事項」は、結論が出ていない論点だけを書く
3. 「アクション項目」は、担当者・作業内容・期限を分ける
4. 担当者や期限がログ内にない場合は「未記載」と書く
5. 重要な結論には、根拠になった発言や該当箇所を短く添える
6. 複数案が出たが未確定なものは、決定事項に入れない
7. 出力は指定した見出し順を守る
# 出力形式
## 1. 会議の要点
- 3項目から5項目で要約
## 2. 決定事項
- 箇条書き
- 各項目に「内容:」「理由/背景:」「根拠発言:」を含める
## 3. 未決事項
- 箇条書き
- 各項目に「論点:」「止まっている理由:」「次回確認点:」を含める
## 4. アクション項目
- 箇条書き
- 各項目に「担当者:」「対応内容:」「期限:」「優先度:」を含める
## 5. リスク・懸念
- 箇条書き
## 6. 30秒で読める共有文
- 100文字から180文字で作成
- 忙しい人向けに、会議の結論と次アクションがすぐ分かるようにする
# 文字起こしログ
[ここに音声ログを貼り付ける]
入力時に変える部分と固定しやすい部分
テンプレートをそのまま貼るだけでも動きますが、毎回変える場所と、固定した方が安定する場所を分けると使いやすくなります。
毎回変える部分
{この要約を何に使うか}{会議名}{日時}{参加者名}{想定読者}[ここに音声ログを貼り付ける]
このうち特に効くのは、目的と想定読者です。
たとえば「上司共有」なら結論優先の短い出力が向きますが、「議事録化」なら未決事項や根拠発言も必要です。同じログでも、使い道が違えば出力の正解が変わります。
固定した方がよい部分
- 「不明なら不明と書く」
- 「推測は書かない」
- 「決定事項と未決事項を分ける」
- 「担当者・期限を分ける」
- 「出力見出しの順番を固定する」
この固定条件を外すと、モデルは読みやすそうな要約を返しても、実務で必要な確認項目を落としがちです。
ログの貼り方で差が出る点
可能なら、文字起こしログは次の形に寄せてください。
- 話者名を残す
- タイムスタンプを残す
- 1発言ごとに改行する
- ノイズが多い箇所は
[聞き取り不明]と明記する
Anthropicの公式ドキュメントでも、長い文脈では入力を明確に区切ることや、長文データと指示を分離することが勧められています。会議ログでも同じで、入力の境界が曖昧だと、要点抽出の精度が落ちやすくなります。
NG例と改善例
会議ログの要約でありがちな失敗は、「要約して」だけで終わらせることです。これだと読みやすい要約は出ても、決定事項と未決事項が混ざりやすくなります。
NG例
以下の会議ログを要約してください。
これだと起こりやすい問題は次の通りです。
- 検討中の案が、決まったことのように見える
- 担当者や期限が抜ける
- 背景説明ばかり長くなり、結論が埋もれる
- 次に何をすればいいか分からない
改善例
以下の会議ログを読み、
「決定事項」「未決事項」「アクション項目」「リスク」に分けて整理してください。
決定事項には、会議内で合意された内容だけを書いてください。
未決事項には、まだ判断が保留の論点だけを書いてください。
担当者や期限が不明なら「未記載」と明記してください。
推測で補完せず、ログ内の情報を優先してください。
改善のポイントは、要約の上手さではなく、判定基準を先に与えていることです。
「何を抽出するか」だけでなく、「何を決定事項に入れてはいけないか」まで書くと、混線が減ります。
出力を安定させるコツ
ここが一番効きます。テンプレート自体より、安定条件の置き方で差が出ます。
1. 出力形式を先に固定する
OpenAIやGoogleの公式ドキュメントでも、構造化出力やJSON Schemaを使うと、必要な項目を落としにくくなります。手作業で使う場合でも、見出しや項目名を固定するだけでかなり安定します。
実務では、まず次のどれかに決めるのがおすすめです。
- すぐ読むだけなら箇条書き
- 他ツールへ渡すならJSON
- 表計算へ流すならCSV寄りの項目構成
たとえば、社内ツールに貼る前提なら次のようなJSON指定も使えます。
出力はJSONで返してください。
キーは
{
"summary": [],
"decisions": [],
"open_issues": [],
"action_items": [],
"risks": []
}
に固定してください。
各 action_items には
"owner", "task", "due", "priority"
を含めてください。
2. 長いログは区切って処理する
60分を超える会議や複数議題の会議は、一回で要約させるよりも段階を分けた方が安定します。
おすすめの流れは次の通りです。
- まず議題ごとに分割する
- 各議題の要点を短く抽出する
- 最後に全体の決定事項とアクションだけ再統合する
Googleの公式ガイドでも、複雑なタスクは分解して順番に処理する方法が勧められています。会議ログはまさに分解向きです。
3. 根拠発言を短く添えさせる
要約だけだと、あとで「それ本当に会議で決まった？」となりがちです。
そこで、各決定事項に次のどれかを付けるようにします。
- 発言者名
- タイムスタンプ
- 根拠発言の短い引用
Anthropicの長文入力向けガイドでも、先に関連箇所を拾わせる考え方が紹介されています。会議ログでは、結論だけでなく根拠の位置も残すと確認コストが下がります。
4. 文字起こし前提のノイズ対策を書く
音声ログには誤認識が混ざります。そこを無視すると、AIが誤変換を前提に話を組み立ててしまいます。
入れておきたい一文は次の通りです。
- 専門用語や固有名詞が不明瞭な場合は、無理に補完しない
- 聞き取り不明箇所は要約に使わない
- 同音異義語の誤変換が疑われる場合は、不確実として扱う
OpenAIの音声文字起こしガイドでも、音声認識時に追加コンテキストを与える考え方が案内されています。文字起こしの段階と要約の段階を分けて考えると、全体の精度を上げやすくなります。
活用例と応用パターン
このテンプレートは、議事録の清書だけでなく、その後の業務にもつなげやすい形にできます。
上司共有用に短くする
次の指定を追加します。
「30秒で読める共有文」は、結論と次アクションだけに絞ってください。
背景説明は省略し、2文から3文でまとめてください。
タスク管理ツール向けにする
次の指定が有効です。
アクション項目は、1行1タスクで出してください。
各項目に「担当者」「期限」「依存関係」「着手条件」を含めてください。
顧客向けの外部共有前に整える
社内向けログをそのまま外部共有に回すのは危険です。次のように切り替えます。
社内の雑談、未整理の仮説、個人名ベースの評価は省略してください。
顧客共有向けに、決定事項と次回までの対応だけを丁寧な表現で整理してください。
英語会議のログにも使う
日本語で要約したいなら、こう足せます。
入力ログが英語でも、出力は日本語で作成してください。
専門用語は必要に応じて原語を括弧で残してください。
迷ったときの短縮版テンプレ
長いテンプレートを毎回使うのが重いなら、まずはこの短縮版でも十分です。
以下の会議ログを整理してください。
条件:
- 決定事項と未決事項を分ける
- アクション項目には担当者・期限・内容を含める
- 不明な情報は推測せず「未記載」と書く
- 雑談や重複は省く
出力順:
1. 要点
2. 決定事項
3. 未決事項
4. アクション項目
5. リスク
会議ログ:
[ここに貼る]
使う前のチェックリスト
最後に、実際に精度を上げるための確認項目をまとめます。
- 音声ログに話者名は入っているか
- タイムスタンプは必要な粒度で残っているか
- 要約の目的を明記したか
- 決定事項と未決事項の判定ルールを書いたか
- 担当者・期限がない場合の扱いを指定したか
- 推測禁止を入れたか
- 出力形式を固定したか
- 長い会議なら分割処理を検討したか
会議ログの整理で本当に欲しいのは、きれいな文章ではなく、次に動ける情報です。要約、決定事項、担当者、期限。この4点が崩れなければ、議事録はかなり実務的になります。次に試すなら、自分の会議ログに合わせて「30秒共有文」か「JSON出力」のどちらかを足してみてください。そこから再利用しやすい自分用テンプレートに育てやすくなります。